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Avez-vous pensé à une politique MICE ?

LE MARCHÉ DU MICE EN FRANCE

Cet acronyme anglais désigne principalement 4 types d’événements :

                              MEETINGS                                                         INCENTIVES

                       CONFERENCING                                                   EXHIBITIONS

Il s’agit d’un marché complexe en pleine croissance et mutation, comprenant une multitude d’événements, des prestations à dimensions variables ainsi qu’un large choix de prestataires. Les professionnels du secteur l’évaluent entre 8 et 10 milliards d’euros en France en 2019 soit un tiers du marché des déplacements professionnels (Source : Décrypter et structurer le MICE par l’AFTM, 09/2019).  

QUELS SONT LES AVANTAGES D'EXTERNALISER LA GESTION DE VOS ÉVÉNEMENTS ?  

Historiquement, les entreprises géraient leurs événements grâce à leurs propres équipes. Néanmoins, elles sont de plus en plus nombreuses à faire le choix d’en  externaliser la gestion, jugée souvent trop chronophage et plus coûteuse. Selon une étude menée par l’AFTM cette année auprès de 100 entreprises, près de 50% d’entre‐elles ont opté pour cette solution. 

En effet, externaliser la gestion d’un événement présente des avantages non négligeables souvent occultés :

  • Économies indirectes : 

La centralisation du paiement de tous les prestataires impliqués dans votre opération permettra à la fois de gagner du temps, mais aussi en visibilité/reporting. En effet les comptabilités fournisseurs débordent de demandes et les délais de règlement s’allongent, créant ainsi un risque pour l’opération si les fournisseurs ne sont pas payés en amont.​

  • Gain de temps et fiabilité : 

L’organisateur connait le marché et donc l’ensemble des prestataires. En fonction du briefing de départ, il est à même de vous proposer une offre de service complète et exhaustive, ou encore des programmes originaux. De plus, il maîtrise et sait anticiper les problèmes de dernière minute.

  • Respect du budget : 

​Un professionnel vous indiquera non seulement si votre budget est réaliste, mais vous permettra aussi de réaliser des économies grâce à son réseau, sa puissance d’achat ainsi que son pouvoir de négociation. 

  • Réduction du stress de l'organisation : 

​Laisser la gestion des détails à l’organisateur, c’est pouvoir profiter pleinement de votre événement le jour J et surtout vous permettre de vous focaliser sur l’essentiel : le contenu à délivrer aux participants. 

À cela, s’ajoutent des services et prestations de qualité :

  • Professionnalisme à 360° :

L’organisateur est expert dans son domaine, il se porte garant de remédier à toute défaillance de prestataireconnaît les destinations, maîtrise la logistique et la coordination de divers corps de métier d’une opération quelle que soit sa taille. Il est à même de vous conseiller, vous accompagner et organiser l’événement tel que vous l’avez imaginé, vous décharger de l’intendance. Ses conseils pourront également vous aider à optimiser votre stratégie ainsi que le retour sur investissement de votre événement. 

  • Originalité : 

L’organisateur peut apporter le petit plus à l’événement, qui saura vous mettre en valeur et créer des moments uniques. 

Selon cette même étude, aujourd’hui, 41% des entreprises s’estiment matures dans la gestion du MICE. Pourtant seules 12% possèdent une politique MICE. 

POURQUOI INTÉGRER UNE POLITIQUE MICE AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE ? 

Le MICE demeure à ce jour la dernière catégorie d’achat non consolidée. Les entreprises ne maîtrisent pasou très peu, toutes les dépenses relatives à l’organisation de leurs événements. Pour preuve, toujours selon l’AFTM, 62% des entreprises interrogées sur le sujet ne disposent pas de chiffres fiables concernant ces coûts. 

Intégrer une politique MICE permettra ainsi de bénéficier d’un meilleur contrôle et pilotage des frais liés au MICE.

De plus, en définissant en interne une organisation spécialement dédiée à la gestion d’événements, avec une équipe achats événementiels, cela leur permettra de bénéficier d’un meilleur cadrage organisationnel. En effet, l’absence de politique MICE génère une visibilité inexistante sur la nature des événements organisés au sein d’une même entreprise. Chaque service organise son propre événement sans tenir compte du retour d’expérience d’un autre service.

D’autre part, le manque de traçabilité des fournisseurs auxquels les entreprises ont recours multiplie le nombre d’interlocuteurs. Pour des événements semblables d’une année sur l’autre, elles font appel à des fournisseurs différents alors qu’elles auraient pu collaborer avec les mêmes.

Enfin, avec une politique MICE il est possible de localiser en temps réel les déplacements des entreprises lors de leurs événements, séminaires internes... Ainsi, les participants, cellules de sûreté et DRH pourraient être alertés d’incidents pouvant affecter le bon déroulement du programme : les mesures de sécurité pourront alors être mises sous contrôle. 

CE QU'IL FAUT RETENIR 

  • La centralisation des dépenses, c’est l’assurance qu’elles seront maîtrisées, optimisées et consolidées. La sûreté et la sécurité des collaborateurs de l’entreprise se voient nettement renforcées : des mesures et process sont mis en place. 
  • Un accompagnement par un professionnel du MICE garantit expertise, productivité et fiabilité.  
  • Le référencement des événements organisés au sein de votre entreprise est une organisation simplifiée et un retour d’expérience qui devient désormais possible, donc un gain de temps indéniable.

En conclusion, adopter une politique MICE simplifierait la vie des entreprises dans l’organisation et la gestion de leurs événements.  

CE QUE PROPOSE NOTRE SERVICE TRAVEL MICE

Notre Service Travel MICE est en charge de la création ainsi que l’organisation d’événements uniques et sur‐mesure. Il s’agit d’un service associant expertise et technologie, qui vous accompagne en France comme à l’étranger, de A à Z ou à la carte, avec pour unique objectif : vous garantir un moment d’exception !

PARMI NOS SAVOIR‐FAIRE  
Séminaires – Congrès – Conventions – Comités de direction – Team building ‐ Voyages de récompense – Voyages de motivation ‐ Soirées – Lancement de produits…

NOTRE APPROCHE
Vous accompagner avant, pendant et après vos événements, selon le triptyque suivant :  

  1. RÉFLEXION STRATÉGIQUE 
  • Écoute et analyse de vos besoins
  • Recommandations
  • Création et conception
  • Respect de l’enveloppe budgétaire
  • Proposition d’événements éco‐responsables
  1. EXPÉRIENCE OPÉRATIONNELLE
  • Sélection rigoureuse des prestataires
  • Organisation & coordination des prestataires
  • Billetterie voyages d’affaires
  • Gestion des participants
  • Accompagnement 24/7​
  1. ROI
  • Retour d’expérience
  • Accès aux meilleurs tarifs Air et Hôtels
  • Centralisation des Achats Travel & MICE
  • Économies directes et indirectes
  • Reporting analytique consolidé
  • Budgets transparents 

Nous nous efforçons d’être toujours plus innovants et de faire la différence à travers les solutions que nous vous proposons : 

Une expertise billetterie 360° : Notre Service Groupe propose des itinéraires, réservations, modifications de billets et s’occupe de la mise à jour des devis. Il veille à bien respecter les contraintes sûreté et sécurité liées à votre politique voyage. Il s’occupe également de la gestion des visas, des formalités douanières et sanitaires et gère l’après‐vente. Autrement dit, il met en place des actions efficaces, favorables à la sûreté et la sécurité, à l’optimisation de vos déplacements ainsi qu’à la consolidation des dépenses liées à ces derniers. 

Notre plateforme de gestion d'évévenements : Elle vous permet de communiquer efficacement autour de vos événements auprès de vos invités, d’automatiser le suivi des participants et d’optimiser la gestion logistique des hébergements et transports. Cette plateforme, source de simplicité et de rapidité, permet de moderniser  et de digitaliser les événements.  

 

Notre application mobile : Unique et personnalisée, elle vous accompagne à chaque instant et vous permet de rendre vos événements attractifs et interactifs. Téléchargement de  votre programme quotidiennement, consultation de vos réservations, réception en temps réel des informations sur vos déplacements, astuces et bon plans ... Tant de fonctionnalités qui facilitent l’organisation et la gestion de vos événements. Nous allons même plus loin en vous proposant de prolonger l’expérience à travers les réseaux sociaux.