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NEWSLETTER JUILLET 2017 - EDITO - Rationaliser les process MICE, est-ce possible ?

Bien souvent, les process liés aux activités MICE (Meeting, Incentive, Congress & Event) des entreprises sont particulièrement difficiles à rationaliser. En effet, les besoins de chaque service sont généralement très différents, selon que cela relève d’une communication générale de l’entreprise, d’un séminaire de formation pour un service en particulier ou encore d’un moment de cohésion dans le cadre d’un lancement de nouveau produit. On réalise que pour une seule et même organisation, il existe donc plusieurs cas de figure, et par conséquent plusieurs demandes, qui nécessitent l’intervention de multiples intervenants.


Dans ce contexte, comment l’entreprise peut-elle s’organiser pour centraliser, optimiser et structurer ses programmes MICE ? C’est toute la question !

SUSCITER L'ADHESION EN INTERNE

Il n’y a point de rationalisation possible sans véritable volonté interne.
Le point de départ sera avant tout de centraliser au maximum l’ensemble des demandes internes grâce à l’élaboration d’un véritable projet de rationalisation au sein de l’entreprise. Et pour qu’il soit efficace, il faudra en amont impliquer les principaux acteurs de l’entreprise et notamment tous ceux qui, régulièrement ou ponctuellement, font appel à un service événementiel. Ainsi, il est essentiel que le projet fasse l’unanimité et satisfasse l’ensemble des attentes des différents services. L’organisation veillera donc à recueillir les besoins et à établir des règles de fonctionnement communes : appels d’offres uniformes, constitution d’une base de données commune des prestataires/fournisseurs, définition des moyens de paiement adaptés, qui permettent à la fois de centraliser la dépense et de bien l’identifier.

IMPLIQUER LES SERVICES ACHATS VOYAGES

Si les services Marketing et Communication pilotent en général les opérations les plus stratégiques, les assistantes organisent également, à leur niveau, d’autres évènements. Dans ce contexte, l’implication du service achats Voyage permettra notamment de mettre en place des process structurés et adaptés mais aussi de capter les demandes et d’identifier ainsi tous les leviers de rationalisation des coûts spécifiques à cette activité. Ainsi, la convergence des dépenses entre Travel et MICE semble être un élément de poids dans la rationalisation des processus, la mutualisation des fournisseurs ; et par conséquent, représente un véritable levier d’économies. Toutefois, rationaliser les process MICE peut s’avérer difficile à mettre en place tant cet univers reste méconnu des Acheteurs Voyages ou Travel Managers. Faire appel à une agence Travel/MICE peut également être une bonne solution pour élaborer, en parfaite symbiose, un programme MICE dédié aux besoins intrinsèques de chaque entreprise.