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NEWSLETTER OCTOBRE 2017 - EDITO - Générer des économies réelles et durables

Alors qu’il n’est plus à prouver que les voyages d’affaires sont nécessaires à la croissance des entreprises, il est de plus en plus important de réfléchir aux différentes pistes d’économies, à mesure que les coûts liés aux déplacements continuent de croître.

Comment donc optimiser son budget voyage de façon réelle et durable ?
 

CONNAIS-TOI TOI-MEME

Avant de négocier les prix les plus bas ou définir des règles de remboursement minimum, il semble essentiel de bien s’informer des besoins internes à l’organisation. En effet, rien ne sert de fixer des limites de remboursement trop basses ou imposer des règles de réservation trop strictes si celles-ci ne correspondent pas à la réalité du marché. En faisant de sa politique de voyage un reflet réaliste de ses besoins, notamment sur ses principales destinations, l’entreprise se donnera davantage de moyens pour encourager l’adhésion des voyageurs et par là même sécuriser la génération d’économies potentielles.
Par ailleurs, bien que le bleisure soit devenu une tendance intéressante à prendre compte dans l’évolution des déplacements professionnels, il est important de rappeler que les voyages d'affaires ne sont pas toujours « réjouissants ». Certains voyageurs, et ceux notamment qui voyagent souvent, représentent une mine d’information intarissables sur comment améliorer votre politique voyage et ses modes opératoires. Les interroger souvent, leur permettre d’exprimer leurs différentes expériences de voyage, permettra certainement d’améliorer la pertinence des flux de réservation, le choix des outils utilisés, la sélection des compagnies aériennes, les hôtels ou encore les acteurs de location de voiture.

 

ATTENTION AU PRIX LE PLUS BAS

Outre le prix, la qualité de service et la fiabilité des fournisseurs représentent également des sources d’économies indirectes. Il sera utile de vérifier, entre autres, l'accessibilité de l'aéroport, les frais de bagages, la ponctualité de la compagnie aérienne, par exemple. Mieux vaut payer quelques euros de plus et arriver à l’heure à un rendez-vous, que profiter du tarif le plus bas et ne pas arriver du tout ! Vos voyageurs seront d’autant plus reconnaissants qu’ils voyagent dans de bonnes conditions. Et les effets du « bien voyager » ne sont plus à démontrer : les voyageurs dont on prend soin, sont plus performants.
 

L'HOMME PREVOYANT N'EST JAMAIS PRIS AU DEPOURVU

Même s’il s’agit de bon sens, il est toujours utile de le rappeler : planifier ses voyages à l’avance reste l'un des moyens les plus simples pour économiser sur son budget voyage. Une étude de Concur démontre justement que les billets d'avion réservés sept jours avant le départ coûtent en moyenne 44 % de plus que ceux réservés 15 jours ou plus à l'avance. A ce tarif, la prévoyance peut se révéler être une fabuleuse source d’économie ! Autre vertu, le process d’approbation peut également encourager à questionner la pertinence du déplacement. Celui-ci est-il vraiment nécessaire ? Quel est le retour sur investissement potentiel de ce déplacement ? Une alternative est-elle envisageable ou préférable ? Les solutions de visioconférence telles qu’elles existent aujourd’hui permettent une interactivité de qualité dans les échanges. Si un déplacement n’est pas absolument nécessaire, alors le remettre en question est une piste à ne plus écarter.
 

LE PARTAGE D'ECONOMIES TU PROPOSERAS

Faire de son agence de voyage son partenaire “économies” peut s’avérer être un pari plus que gagnant. Dans la mesure où celle-ci est par nature une alliée de choix : experte en achats, en implémentation d’outils technologiques, en mode opératoire de bout en bout, elle est un acteur essentiel pour conseiller, piloter, coordonner et appliquer la politique voyage de l’entreprise. Dans ce contexte, encourager sa rémunération au résultat des économies générées, par exemple, encouragera davantage l’agence de voyage à déployer tout son savoir-faire et démontrer toutes ses compétences.
 

Alors votre politique voyage est-elle vraiment adaptée à vos besoins ?

Avez-vous bien investigué tous les leviers d’économies réelles et durables ?

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