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NEWSLETTER OCTOBRE 2018 - EDITO - La gestion du risque voyage

La prise de conscience croissante de l’importance du voyage dans la gestion des risques, encourage les entreprises à mettre en place des politiques de déplacement plus adaptées. Et ce, afin de faire face à un environnement mondial qui continue de présenter de nouveaux risques pour les voyageurs d’affaires.

Toutefois, le fait de souscrire à la meilleure police d’assurance professionnelle ne suffit pas. La gestion du risque voyage est devenue une priorité pour les Travel Managers, leurs voyageurs, leurs organisations et leurs partenaires.

Ce sujet arrive parfois en première position des préoccupations des chargés de voyages en entreprise, devant la réduction des coûts et le contrôle budgétaire.

 

L’IMPORTANCE DE L’INFORMATION

Dans un contexte géopolitique instable, l'évaluation et la préparation des risques avant le départ sont devenues des impératifs. Il est également essentiel que la politique de voyage de l'entreprise définisse ce que les employés doivent faire en cas d'incident.

Les actions à mettre en œuvre doivent faire l’objet d’un plan de gestion de crise d'entreprise, notamment lié aux conditions de la police d'assurance à laquelle l’organisation aura souscrit.

Par exemple, dans le cas où un employé est blessé lors d'un voyage d'affaires, il doit être informé qu'il doit appeler le fournisseur désigné dans le programme d'assurance voyage de l'entreprise. Ainsi, il est important de veiller à ce que les voyageurs d'affaires soient bien informés du programme de soutien mis en place par celle-ci.

 

DES MESURES PROACTIVES SIMPLES

Les mesures les plus importantes à prendre pour les entreprises consistent à limiter les voyages d’affaires dans des zones présentant un risque élevé.

Beaucoup de membres de la communauté des voyages d’affaires utilisent le devoir de diligence et la gestion du risque du voyage de manière interchangeable. Cependant, ces deux notions diffèrent. Si le devoir de diligence relève d’une obligation morale et légale de prendre une responsabilité liée à la sécurité des voyageurs, la gestion des risques est la voie à suivre pour y parvenir.

Ainsi, cette responsabilité ne relève pas seulement du gestionnaire de voyages. Elle impacte davantage de services : les ressources humaines, les directions informatiques, les services juridiques et les départements communications. Ce sont l’ensemble de ces départements qui peuvent être force de propositions et de recommandations, dans le développement de la politique de gestion des risques liés aux voyages, notamment en cas d’urgence.

Dans les petites entreprises, nombre de ces départements peuvent ne pas exister. Ainsi, la gestion des risques voyage peut être déléguée au directeur financier ou au contrôleur comptable. Celui-ci, par exemple, approuvera un voyage, et n’anticipera à aucun moment les coûts qui peuvent être engendrés en cas de problème.

Ce constat renvoie à la définition « originale » du devoir de diligence : l'obligation "morale et juridique". Toutes les préoccupations concernant l'assurance, les poursuites et les coûts sont motivées par la partie légale et financière. Or lorsque les entreprises se concentrent sur la partie morale, leurs actions contribuent également à répondre aux questions juridiques et d’optimisation des coûts.

Les entreprises qui mettront la gestion des risques voyage au cœur de leurs obligations morales ont une chance d’adopter une approche plus proactive, que celles qui ne considèrent le sujet que sous l’angle de l’obligation légale. Finalement, la sécurité du voyageur ne relève-t-elle pas simplement de la responsabilité éthique de l'entreprise ?