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NEWSLETTER SEPTEMBRE 2016 - EDITO - MICE, entre logistique et création des économies réelles...

Constamment à la recherche de nouveaux leviers d’économies, les entreprises prennent conscience des synergies possibles entre Travel Management et MICE.

 
Que le déplacement soit individuel ou de groupe, on réalise que les principaux postes de dépenses : hôtellerie, aérien et train, une fois consolidés, permettraient d’avoir une meilleure visibilité financière et de mieux piloter ses parts de marché fournisseurs.
 
Généralement, on parle de groupe à partir de 10 voyageurs. On s’adressera alors à une équipe spécialisée dans la Billetterie d’affaires, la négociation et la réservation de chambres d’hôtels. L’idéal sera que cette équipe puisse aussi bien traiter les demandes de groupes issues d’un déplacement professionnel simple que les demandes associées à une opération événementielle.
 
Toutefois, lorsqu’on aborde les sujets MICE, terrain de prédilection des directions de la Communication ou du Marketing, on approche des sujets plus éloignés de la logistique : quel est le message de l’entreprise, dans quel contexte organise-t-elle sa manifestation, pourquoi et à destination de quel public ?
 
Comment l’agence de voyages est en mesure de répondre à ces questions et quelle est sa légitimité ? 


LA VERTUEUSE MUTUALISATION DES SERVICES
 

On devine alors que la mutualisation des services peut très rapidement permettre d’importants bénéfices en termes d’achats, mais également inspirer de nouveaux modes opératoires plus rationnalisés.
 
Pour l’agence de voyages d’affaires qui souhaite servir ses clients à la fois sur les déplacements individuels, de groupes et événementiels, il est indispensable qu’elle ait préalablement mis au point des outils de gestion centralisés permettant de répondre sur toute la chaîne de valeur du traitement « Groupe et MICE ».
 
De la billetterie, à la négociation tarifaire, en passant par la sélection rigoureuse des hôtels, des prestataires, la réservation de salles de réunions, la logistique et le règlement ; un prestataire unique et un moyen de paiement intégré seront les ingrédients nécessaires pour standardiser la centralisation des Achats Travel et MICE.
 
C’est à cette condition que l’agence sera en mesure de fournir un reporting analytique consolidé et fiable - sur la base du même modèle que pour les déplacements individuels - regroupant les différentes typologies de dépenses.
 
Car c’est justement cette centralisation qui va rendre possible une visibilité complète et un contrôle total des dépenses MICE, traditionnellement très éclatées et avec les difficultés de réconciliation que l’on connaît.



DES ÉCONOMIES SUBSTANTIELLES ET UNE SÉCURITÉ PRÉSERVÉE
 
Dans ce contexte, les clients sont alors en mesure d’attendre des économies directes et indirectes significatives (entre 15 et 30 % selon le niveau de maturité de l’entreprise) et de maîtriser leur part de marché fournisseurs, tout en continuant d’assurer la sécurité de leurs voyageurs.
 
Grâce à la mutualisation de ses services, l’agence a également de meilleurs leviers de négociations avec ses fournisseurs pour être en mesure de proposer de meilleurs tarifs Air et Hôtels, adossés à ses propres négociations mais aussi à celles de ses réseaux internationaux.
 
LA RÉFLEXION STRATÉGIQUE ET CRÉATIVE, UN SERVICE FONDAMENTAL
 
Si l’expertise logistique de la gestion d’un groupe est un point fort de l’agence, celle-ci devra également faire preuve de savoir-faire dans ses recommandations stratégiques et créatives.
 
Et c’est en cela que l’activité MICE est différente du déplacement individuel ou groupe : la capacité à accompagner les clients dans la compréhension et l’analyse de leurs besoins Marketing, Communication et parfois même Ressources Humaines, pour traduire ceux-ci en une vraie stratégie de création et de logistique.
 
Aujourd’hui, plus que jamais, ce sont les collaborateurs qui représentent le premier levier de compétitivité au sein des entreprises. Cette approche stratégique en termes de communication événementielle est également un point important du ROI attendu. Il serait inopportun d’oublier qu’une opération MICE est avant tout un investissement de l’entreprise et qu’elle en attend un résultat mesurable.
 
Les entreprises ont donc tout à gagner à encourager la synergie entre leurs différents départements, car si ceux-ci n’ont pas forcément les mêmes objectifs opérationnels, ils doivent toutefois atteindre des objectifs communs au sein de l’entreprise : générer des économies et assurer la sécurité des voyageurs.
 
Dans ce contexte, quel meilleur partenaire qu’une agence de voyages d’affaires performante avec une véritable expertise MICE intégrée ?
 
Découvrez tout l’éventail de nos services sur notre site web dédié : https://travelmice.fr/