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Voyage d'affaires : les tarifs négociés sont-ils toujours appropriés ?

La multiplication des canaux de distribution dits "opportunistes" et la généralisation de la recherche du meilleur prix font évoluer les contrats-cadres. Mais ces pratiques montrent aussi certaines limites.

OUI

Qu'elles soient petites ou grandes, disposant d'un budget voyages de quelques dizaines de milliers d'euros, les entreprises ne peuvent pas totalement se passer d'accords avec les fournisseurs. Les tarifs négociés leur assurent, entre auatres, la réalisation d'économies non négligeables, l'obtention de marges arrière ainsi que le suivi et la traçabilité de leurs coolaborateurs à l'heure où la problématique liée à leur sécurité est dans tous les esprits. Pour les voyageurs d'affaires, il s'agit aussi d'avoir accès à une certaine forme de reconnaissance et de bénéficier d'avantages en termes de confort et de flexibilité. " L'approche de l'entrerpise est fondamentale à ce sujet. Quelle importance stratégique donne-t-elle aux voyages ? Sont-ils le coeur du business ? Pour certaines entreprises, le déplacement professionnel est devenu un facteur de motivation et elles ont une approche holistique du prix ", explique Marc Leidelinger, président de Frequent Flyer Travel Paris. Cette Travel Management Company (TMC), qui fête ses 15 ans cette année et compte 300 entreprises clientes pour un volume d'affaires de 75 millions d'euros en 2015, travaille avec une quinzaine de fournisseurs privilégiés. " Nous enregistrons une croissance de 10 % de notre volume d'affaires grâce aux nouveaux clients. Certains d'entre eux nous rejoignent car ils sont échaudés par le best buy quand il se pratique au détriment de la santé mentale et physique des collaborateurs ", assure-t-il.

Au sein du premier réseau volontaire d'agences de voyages, on en compte pas moins de 60 compagnies aériennes partenaires, de trois niveaux différents, et offrant une rémunération aux agences Selectour Afat pouvant atteindre jusqu'à 15 %. " 450 agences ont une activité voyage d'affaires et celle-ci pèse 60 % du volume d'affaires du groupe. En plus des compagnies aériennes, nous avons des contrats négociés avec l'ensemble des principales chaînes hôtelières ", indique Patricia Morosini, directrice du voyage d'affaires au sein du réseau. La dernière édition du baromètre européen du voyage d'affaires, dévoilée lors du salon EVP (Espace voyages professionnels) en janvier dernier, a également marqué un tournant. Pour la première fois, la sécurité des voyageurs est devenue la préoccupation numéro un des entreprises, devant la maîtrise des coûts et la satisfaction des collaborateurs, cette dernière étant passée, elle, de la sixième à la troisième place. Un constat s'impose depuis deux ans : les entreprises semblent avoir atteint un palier dans la maîtrise de leurs coûts directs. 82 % d'entre elles considèrent que leur budget voyage est désormais sous contrôle.

 

NON

Depuis l'arrivée des compagnies low cost dans le ciel européen, la tentation de recourir au meilleur tarifs plutôt qu'aux prix fixés lors de contrats-cadres n'a cessé de ganer du terrain parmi les entreprises. Souvent, les voyageurs se tournent directement vers le meilleur tarif sans même que leur politique voyages ne les y incite. Un phénomène qui s'explique en  bonne partie par l'influence des pratiques grand public sur l'univers corporate. Habitué à chasser le meilleur tarif pour un week-edn, le voyageur d'affaires fait souvent de même à l'heure de réserver un déplacement professionnel. " La capacité des entreprises à intégrer les compagnies low cost dans leurs programmes se fait de plus en plus et de mieux en mieux. Leurs contrats sont simples avec un taux de réduction qui s'applique en fonction du volume réalisé quelle que soit la destination, de l'ordre de 5 % à 10 % chez EasyJet ", souligne Christophe Drezet, consultant associé du cabinet EPSA. Désormais, chez EasyJet, 40 % des clients sont des voyageurs d'affaires.

Dans l'hôtellerie, c'est un peu plus complexe car l'ofrre est bien supérieure et moins structurée que dans l'aérien, et en l'absence d'un programme hôtelier pertinent, les achats opportunistes sur le Web sont également largement pratiqués. " L'erreur la plus fréquente réalisée par les entreprises est de vouloir proposer l'offre la plus complète et compétitive possible à leurs voyageurs en intégrant au programme une pléiade d'hôtels. En procédant de la sorte, le tarif corporate ne sera que ponctuellement plus avantageux que le prix public. Et pour cause, il est très difficile - pour ne pas dire impossible - pour un acheteur de connaître les spécificités locales de chaque marché, que ce soit en termes de prix ou de quantité d'offres. Se focaliser sur des centaines d'hôtels répartis dans des dizaines de pays se fait toujours au détriment de la qualité ", note Christophe Drezet. L'arrivée de nouveaux acteurs issus de l'économie collaborative pourrait également favoriser la pratique du best buy. Selon une étude réalisée en juin dernier auprès de 600 voyageurs d'affaires européens par MagicStay, 20 % d'entre eux ont déjà fait le choix d'un hébergement alternatif lors de l'un de leurs déplacements et 42 % des répondants affirment y réfléchir.

 

PEUT-ETRE

Best buy ou tarifs négociés ? " Ce sujet est devenu un sport national pour toute les sociétés ", estime Lukrecya Payen, administratrice de l'Association Française des Travel Managers (AFTM) et coanimatrice de la table ronde dédiée à ce sujet à l'IFTM Top Resa. Selon elle, mais aussi de nombreux autres experts du voyage d'affaires, l'approche doit être plus fine et il n'existe pas de règle générale. " On parle plus volontiers de "best logical fare ", c'est à dire la recherche du meilleur prix par rapport à une problématique qui prend en compte plusieurs éléments : la durée du voyage, la destination, le nombre d'escales, la possibilité de modifier les billets..." explique-t-elle.

En d'autres termes, trouver le juste équilibre entre les attentes économiques des entreprises et le confort des voyageurs. " La grande majorité de nos clients ont une approche mixte ", note également Marc Leidelinger. Et c'est assez logique. " Pour les vols de moins de trois heures, tout le monde peut accepter de voler en best buy. En revanche, personne ne vole en classe éco quand il s'agit de faire un transatlantique pour rester deux jours sur place. Et c'est d'ailleurs la raison pour laquelle les compagnies aériennes ne lancent pas de vols long-courriers en low cost, cela n'intéresserait pas les voyageurs d'affaires ", résume Christophe Drezet. Dans les faits, les contrats-cadres cohabitent donc de plus en plus avec des comportements d'achat opportunistes. Les entreprises continuent à négocier avec des fournisseurs clés qui répondent à leurs attentes en termes de destinations et de pricing, que cela soit dans l'aérien ou dans l'hôtellerie, tout en pratiquant le best buy lorsque les conditions sont réunies. En outre, les frais annexes peuvent vite faire gonfler la note sur les billets à contraintes : modification, annulation, bagages additionnels, réajustements tarifaires... Le coût final du billet peut s'avérer bien moins attractif que son prix affiché de prime abord.  De plus, l'entreprise peut difficilement chiffrer le temps et l'énergie perdus par les voyageurs d'affaires bloqués par des retards à répétition ou pénalisés par un bagage égaré. " Le prix est une chose mais il ne faut pas tomber dans le piège de ne se baser que sur le prix ", rappelle Lukrecya Payen.

Pour qu'un fine le tarif le moins cher ne devienne pas le tarif le plus cher !

Tour Hebdo Octobre 2016, rédigé par Céline Perronnet